Het schrijven van een communicatieplan

Een communicatieplan is nooit hetzelfde, zoals ook elke onderneming verschillend is. Wel zijn er een aantal vaste onderdelen te onderscheiden in elk plan. Dat zijn:

• Doelgroepbepaling / Wie wilt u bereiken?
  Om een boodschap bij de juiste mensen te krijgen, is het uitermate belangrijk om in kaart te hebben naar wie u deze wilt overbrengen, uw doelgroep.Wie zijn uw huidige bezoekers?
  • • Waar komen ze vandaan?
    • Wat is hun leeftijd?
    • Zijn het vaste bezoekers of incidentele bezoekers?
    • Etc.
    • Daarna bepaalt u welke (andere) doelgroepen u wilt bereiken. Maak een zogenoemde doelgroepanalyse; een doelgroepbeschrijving met de belangrijkste kenmerken. Denk aan: geslacht, leeftijd, opleidingsniveau en inkomensgroep. Probeer verder een beeld te krijgen van de informatiebehoeften en mediagebruik van uw doelgroep.

• Doelstellingen vaststellen / Wat wilt u bereiken?
  Wat is de doelstelling van uw communicatieplan? Bepaal de doelstellingen die u met uw communicatie wil bereiken. Probeer deze vast te stellen naar kennis, houding en gedrag.
  • Welke kennis moeten doelgroepen hebben na de campagne?
  • Welke houding is gewenst?
  • Welk gedrag moeten zij vertonen?
  • Over welke zaken moet men gaan nadenken?
  • Over welke zaken moet men met anderen gaan praten?Zorg ervoor dat de doelstelling in uw communicatieplan zo meetbaar mogelijk is. Probeer het ‘SMART’ te maken:
  • Specifiek – maar voor een uitleg vatbaar
  • Meetbaar – achteraf moet u kunnen meten of u de doelstelling gehaald hebt
  • Actiegericht – er moeten activiteiten aan vast zitten
  • Realistisch – de doelstelling moet haalbaar zijn
  • Tijdsgebonden – er moet een begin- en eindpunt zijn

• Wat is uw boodschap? / Wat wilt u communiceren?
  Wat is de boodschap in uw communicatieplan ? Vat uw boodschap in één zin samen. Verpak deze boodschap vervolgens zó dat uw doelgroep hier een voordeel of verschillende voordelen in ziet. Welke boodschap wil je communiceren naar de doelgroep? Het kan ook goed zijn dat je boodschap verschilt per doelgroep.

• Inzet van middelen / Hoe bereikt u uw doelgroep?
  Wanneer, waar, hoe en in welke volgorde? Welke middelen worden ingezet om de eerdergenoemde doelen te bereiken en waarom worden juist deze middelen ingezet?
  Wanneer u uw doelgroep, boodschap en doelstelling scherp heeft geformuleerd in uw communicatieplan, dan is het kiezen van de juiste middelen om te communiceren de volgende stap. Het gebruik verschillende middelen naast elkaar in een communicatieplan geeft vaak het beste resultaat omdat ze elkaar vaak versterken. Belangrijke promotiemiddelen zijn:
  – mond-tot-mond reclame / persoonlijke uitnodigingen (ook via WhatsApp)
  – free publicity: persberichten sturen naar lokale media. Eventueel betaalde advertenties
  – inzet social media: berichten plaatsen op facebook, twitter & instagram
  – inzet eigen website
  – flyers en posters
  Een bekende combinatie is een persbericht, persoonlijke uitnodigingen, inzet van social media en bericht op uw website.Naast inhoudelijke argumenten spelen er ook nog randvoorwaarden mee als tijd, geld en menskracht bij het kiezen van de juiste middelen. Wanneer u een keuze heeft gemaakt dan kunt u beginnen met een mediaplanning

• Planning
  Effectieve communicatie staat of valt bij een goede planning. U kunt een planning op verschillende manieren maken, zolang u er voor zorgt dat er structuur in zit.

• Organisatie
  Maak een duidelijke taakverdeling en leg deze vast. Zo is altijd duidelijk wie wat moet doen op welk moment.

• Budget
  Maak een budget voor uw communicatie.

• Evaluatie
  Wat ging er goed? Wat ging er minder? Laat het een constructieve evaluatie zijn. Zo zorg je ervoor dat je in de toekomst een (nog) beter communicatieplan kunt maken.

Leuk om te lezen:

• 7 tips om je concert succesvol te promoten, lees je hier